Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung steht bevor, und es ist an der Zeit, dass Unternehmen sich darauf vorbereiten. Mit dem neuen Wachstumschancengesetz müssen Unternehmen bis 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über die E-Rechnung wissen müssen und wie Sie Ihr Unternehmen optimal vorbereiten können.
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Was ist eine E-Rechnung?
Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick:
Hier sind die wichtigsten Vorteile der E-Rechnung im Vergleich zur herkömmlichen Papierrechnung:
- Effizienzsteigerung: Schnelle und automatische Verarbeitung.
- Kosteneinsparungen: Wegfall von Papier-, Druck- und Portokosten.
- Nachhaltigkeit: Reduktion des Papierverbrauchs und der Versandwege.
- Fehlerreduktion: Geringeres Risiko für Eingabefehler.
- Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle.
- Steuerfairness: Sicherer gegen Manipulation, bekämpft Steuerhinterziehung.
- Compliance: Einfache Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Digitalisierung: Förderung moderner Unternehmensprozesse.
Wichtige Meilensteine für die Umstellung auf E-Rechnung:
Um den Übergang zur E-Rechnung zu erleichtern, sollten Unternehmen die folgenden Fristen beachten:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
- Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen bei Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten ausstellen.
Verpflichtungen nach Unternehmensgrößen:
Die Verpflichtungen zur Umstellung auf E-Rechnungen variieren je nach Unternehmensgröße:
- Große Unternehmen (mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz):
- Ab 1. Januar 2027 müssen diese Unternehmen alle Rechnungen im B2B-Bereich in elektronischer Form ausstellen.
- Kleinere Unternehmen (weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz):
- Diese Unternehmen haben eine längere Übergangsfrist und müssen erst ab 1. Januar 2028 E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Alle im Wachstumschancengesetz festgehaltenen Anforderungen an E-Rechnungen müssen eingehalten werden.
Praktische Tipps zur Umstellung auf E-Rechnungen:
Hier sind einige nützliche Tipps, die Ihnen helfen, die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen reibungslos zu gestalten:
- Geeignete Software auswählen: Wählen Sie eine Softwarelösung, die mit den gängigen E-Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD kompatibel ist. Achten Sie darauf, dass die Software Ihre individuellen Bedürfnisse erfüllt und sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert.
- Umstellungsplan erstellen: Definieren Sie einen detaillierten Zeitplan für die Umstellung und informieren Sie Ihre Geschäftspartner. Schulungen für Mitarbeiter sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung.
- Datenbasis prüfen: Überprüfen Sie Ihre bestehenden Daten auf Aktualität und Genauigkeit, um einen reibungslosen Betrieb der E-Rechnungsstellung zu gewährleisten.
- Prozesse anpassen: Passen Sie Ihre internen Abläufe an die Anforderungen der E-Rechnung an und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Prozesse zu optimieren.
- Lösung testen: Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass alle Funktionen wie gewünscht arbeiten und der Datenaustausch reibungslos läuft.
- Compliance sicherstellen: Informieren Sie sich über die rechtlichen Anforderungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung diesen entspricht, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Archivierung.
Weitere relevante Informationen
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist Teil eines größeren Trends in der EU, die Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und die Digitalisierung voranzutreiben. Das Projekt „VAT in the Digital Age“ (ViDA) der EU-Kommission verfolgt ähnliche Ziele. ViDA zielt darauf ab, Meldepflichten für umsatzsteuerrelevante Informationen zu schaffen und elektronische Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Dienstleistungen zur Pflicht zu machen.
Die Rolle von IT-Dienstleistern
Die Einführung der E-Rechnung kann komplex sein. IT-Dienstleister können wertvolle Unterstützung bieten, von der Auswahl der passenden Software bis zur Schulung der Mitarbeiter. Nutzen Sie diese Expertise, um den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten.
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist eine Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Beginnen Sie jetzt mit der Planung und Umsetzung, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Ihr Partner für die E-Rechnung: BITS
Die Umstellung auf die E-Rechnung mag wie eine große Herausforderung erscheinen, aber Sie müssen diesen Weg nicht allein gehen. Als Managed Service Provider und Systemhaus stehen wir, BITS, Ihnen zur Seite und bieten umfassende Beratungsdienste für unsere Kunden. Wir helfen Ihnen mit allen uns zur Verfügung stehenden Mitteln, die Umstellung reibungslos und effizient zu gestalten.